La AFIP envió esta semana una comunicación a miles de empresas, pequeñas y medianas, para advertirles que deberán implementar el Libro de Sueldo Digital, una herramienta que no las exceptúa de seguir confeccionando la versión papel para que las provincias puedan seguir cobrando una "rúbrica".
Javier Sabin, socio de EY, señala a iProUP que "AFIP notificó en el domicilio fiscal electrónico de gran cantidad de empleadores que, a partir del periodo mayo de 2022, deberán utilizar el servicio con clave fiscal denominado Libro de Sueldo Digital".
De todos modos, el experto aclara que "contarán con un período de prueba para saber cómo operar con el sistema antes de adoptar en forma obligatoria.
"El Libro Sueldo Digital fue establecido en 2015 y la obligatoriedad fue progresiva. AFIP es quien notifica a los empleadores que deben incorporarse al sistema digital, sin perjuicio de que en 2019 se habilitó también la adhesión voluntaria", recuerda a iProUP Guillermo Osorio, socio de Derecho Laboral de Marval, O'Farrell & Mairal.
Según el experto, "en la práctica esta acción requiere una configuración adicional de los sistemas de la empresa que no suele representar un costo relevante".
¿Qué es el Libro de Sueldos Digital?
Sabin remarca que "el sistema de Libro de Sueldos Digital compatibiliza el sistema de liquidación de haberes de la compañía con los parámetros estándar de la AFIP, a fin de utilizarlo como portador de los datos de entrada junto con la información disponible en los servicios Simplificación Registral–Empleadores y Sistema Registral".
De esta forma, aclara, "luego se elabora de forma online un Libro de Sueldos legal y la Declaración Jurada mensual de Cargas Sociales (F.931)". Según Sabin, "los empleadores deberán avanzar con las siguientes cuestiones para cumplir con esta obligación":
- Realizar cruces de consistencia entre los servicios web de AFIP y las bases de datos de la compañía
- Luego, remediar los errores encontrados, garantizando la validación y corrección de la información mencionada
- Parametrizar todos los conceptos en el formato que solicita el Libro Ley Digital para evitar correr riesgos con dicha carga de datos
- Realizar distintas pruebas durante el periodo de testeo para minimizar las inconsistencias al momento de la salida en vivo
Después de haber asesorado a más de 100 empresas, Sabin asegura que "es fundamental abordar este compromiso con tiempo". Y añade: "Si hay inconsistencias, esto impide presentar no sólo el Libro de Sueldo Digital, sino también el formulario F 931 de cargas sociales, acarreando graves consecuencias para los empleadores".
Las cuatro claves del Libro de Sueldos Digital
Silvana Iudkovsky, de MR Consultores, destaca a iProUP los puntos clavel:
¿Es obligatorio el Libro de Sueldo Digital?
Hasta el momento, no es obligatorio para todos los empleadores. La AFIP notifica a los que deberán ingresar al sistema. Tiene alcance nacional y el objetivo es incorporar a todos en forma progresiva.
En los últimos días, el ente recaudador envió notificaciones a un numeroso grupo, informando la obligatoriedad de incorporar el sistema Libro de Sueldos Digital desde el período mayo.
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Los expertos recomiendan ajustar los sistemas con tiempo para evitar inconsistencias
¿El Libro de Sueldos Digital está previsto en la Ley de Contrato de Trabajo?
Se trata de una herramienta que funciona a través del sitio de AFIP, que habilita al empleador la vía de ingreso para la confección y presentación de declaración jurada que genera el formulario 931. Sin embargo, la plataforma no rubrica, por lo que no cumple con las formalidades de la Ley de Contrato de Trabajo (LCT)
El libro de sueldos en los términos del artículo 52 de la LCT debe estar rubricado por la autoridad administrativa local en materia laboral. Es decir, cada jurisdicción conserva esa facultad, que deberá determinar las formalidades y requerimientos en materia de rúbrica, así como su arancel.
¿Cómo se ingresa al sistema de Libro de Sueldos Digital?
La normativa prevé tres formas distintas de ingreso al sistema:
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Individual: los empleadores serán notificados de su inclusión mediante notificación al domicilio fiscal electrónico
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Masiva: a través del dictado de una resolución general, AFIP podrá disponer la incorporación de forma masiva de empleadores de determinadas actividades, sectores y/o jurisdicciones provinciales. Hasta hoy, no ha publicado ninguna resolución general con incorporaciones de este tipo
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Voluntaria: en 2019 se habilitó esta adhesión, que puede tramitarse a través de una presentación digital. Si aprueba la solicitud, el interesado recibirá una comunicación en su domicilio fiscal electrónico, indicando el período a partir del cual estará obligado a utilizar el sistema
¿Cuál es la fuente de información para el armado del Libro de Sueldo Digital?
El sistema utilizará la información proveniente de:
- Las declaraciones juradas determinativas y nominativas de aportes y contribuciones con destino a los distintos subsistemas de la seguridad social, presentadas por los empleadores
- El sistema Simplificación registral
- El Sistema Registral
Antes de la incorporación del empleador al Libro de Sueldos Digital, es importante realizar una tarea de saneamiento en cada uno de los sistemas detallados, con el objetivo de evitar errores o inconsistencias en el armado de las futuras liquidaciones a través de la herramienta.
¿Qué problemas pueden surgir con el Libro de Sueldo Digital?
"El empleador que resulte obligado a utilizar el Libro de Sueldo Digital, a partir de su incorporación, podrá presentar el formulario F. 931 de cargas sociales si previamente ha conformado la liquidación del LSD del período involucrado", indica Iudkovsky. Y remarca: "Esto significa que no tendrá una vía de ingreso autónoma respecto a la confección y presentación del formulario 931".
La experta remarca que "como alternativa, la AFIP implementó a través de su micrositio una forma sistémica de ampliar el período de prueba por única vez. Esto le permite al empleador desbloquear el ingreso al Formulario 931 a través de Declaración en Línea para ese periodo y contar con un plazo máximo de 45 días para realizar pruebas en la nueva aplicación", alerta.
Los empleadores que fueron notificados y no se adhieran al Libro de Sueldo Digital podrían recibir sanciones
Sin embargo, Sabin considera: "En cuanto a una eventual solicitud de prórroga, en su momento AFIP puso a disposición la posibilidad de solicitarla de forma sistémica, a través de una opción habilitada en el propio servicio del Libro de Sueldos Digital".
"De estar habilitada, esa opción estaría en el margen superior una vez ingresado al servicio del Libro de Sueldo Digital. No obstante, la entidad aún no habría activado la posibilidad de solicitarla y tampoco sabemos si eventualmente lo habilitaría ni por qué período", advierte.
No obstante, reconoce que "por experiencia de casos anteriores, suelen extender la prórroga entendiendo la necesidad de los contribuyentes de adaptar su sistema de liquidación".
De esta forma, el organismo recaudador avanza para agilizar la presentación y control de la información relativa a los salarios, por lo que las Pymes que ya han sido notificadas deberán ajustar sus procesos para evitar sanciones.
