La digitalización de documentos conlleva importantes beneficios para las compañías, ya que logran agilizar sus procesos y reducen costos de gestión. Sin embargo, estas prácticas innovadoras deben estar encuadradas en la normativa vigente.
Las empresas ya han comenzado a implementar los recibos de sueldos digitales, luego de que el Gobierno oficializara su utilización en mayo. La normativa elimina el requisito que exigía una autorización expresa de cada empleador y autoriza el uso de la firma digital y electrónica, previstas en la Ley 25.506.
La Resolución 1455/11 fue la primera que avaló el reemplazo del recibo en papel. En sus inicios, contempló el uso de firma electrónica o digital por parte de los trabajadores y fue esa flexibilidad la que permitió una rápida adopción en las compañías.
"Vemos un avance muy positivo en el marco regulatorio, que ubica nuevamente a la Argentina en estándares regionales que promueven y facilitan el uso de nuevas tecnologías para la reducción de costos, mejora de los procesos y el fomento del cuidado del medioambiente", asegura a iProUP Esteban Zecler, CEO de Zetech.
En la misma dirección, el abogado laboralista Juan Carlos Cerutti afirma a iProUP que estas mejoras permiten la adopción de más empresas: "Es algo buenísimo en lo que refiere a recursos. Al dejarse de lado el papel, se ahorran horas de trabajo. Además, es mucho más seguro, porque la firma digital queda en el documento y no se puede alterar", agrega.
En este sentido, Marina Simondegui, especialista laboral de Arizmendi, afirma :"Cuando se emite un documento digital, como es el caso de los recibos de sueldo, deben protegerse ciertos aspectos, tales como son la privacidad, la garantía de recepción y la respuesta a esa recepción. La firma digital garantiza este resguardo".
Este avance en la digitalización trae grandes ventajas no solo a las organizaciones, sino también a sus empleados, ya que no tendrán que guardar las versiones en papel y podrán tenerlos a mano en todo momento y lugar para realizar trámites, como la solicitud de un crédito.
La versión digital de los recibos de sueldo contempla varios beneficios. En primer lugar, tienen el mismo valor que su variante en papel. En tanto, los empleadores deben disponer de un portal online en el cual sus dependientes puedan acceder a ellos las 24 horas y descargarlos en formato PDF.
Entre otras ventajas, los expertos destacan:
- Seguimiento y control en tiempo real
- Confidencialidad
- Omnicanalidad
- Reducción de tiempos
- Baja de costos en resmas, toner, distribución de recibos y almacenamiento
- Compliance, ya que posibilita el cumplimiento de las normativas vigentes
- Responsabilidad Social Empresaria, porque es una solución paperless (sin papel)
"Lo importante es que el empleado puede acceder desde la web a todos sus recibos cuando quiera. Además, la plataforma es responsive, es decir, se adapta a cualquier dispositivo: PC, tablet, celular", asegura a iProUP Rocío Outeiral, Partner & Alliance Manager de Cardinal, una de las empresas encargadas de llevar esta digitalización a las compañías y que contabiliza unas 400 empresas como clientes.
Por otra parte, la norma detalla que el empleador deberá arbitrar los medios necesarios para que sean firmados digitalmente, tanto por la organización como por el trabajador, quien debe tener la posibilidad de firmar en disconformidad. Además, el sistema utilizado debe contemplar la posibilidad de que pueda guardarlos y tener una copia de sus recibos.
Estos documentos también deben cumplir los requisitos exigidos por los artículos 138, 139 y 140 de la Ley de Contrato de Trabajo, con el fin de tutelar los derechos de empleados.
Para Cardinal, el proceso de implementación dentro de sus clientes "es sencillo" y se puede llevar a cabo en tres pasos:
- Recursos Humanos sube los recibos al portal tal cual los obtienen de su sistema de liquidación
- Los mismos llegan a la persona responsable de firmarlos, proceso que generalmente es de tipo masivo (para todos los empleados)
- En ese mismo momento, a cada asalariado le llega un email por el que se le notifica que tiene un nuevo recibo para firmar
La implementación suele ser bastante rápida. Un tema clave es qué tipo de firma implementará la compañía, digital o electrónica. Es importante marcar la diferenciación entre las distintas opciones:
1) Holográfica: es la que se hace a mano, sobre papel
2) Digital: basada en sistemas de criptografía de clave pública, similar al de las monedas virtuales como el Bitcoin, por lo que resultan casi imposibles de vulnerar. Sólo empresas certificadas por el Ministerio de Modernización son capaces de otorgarlas en la Argentina
3) Electrónica: es un concepto jurídico que abarca varios tipos de mecanismos para acreditar conformidad, como las firmas digital y digitalizada, el uso de usuario y contraseña, sistemas biométricos, entre otros
4) Digitalizada: a diferencia de la digital, es una simple representación gráfica de la holográfica, obtenida a partir de un escáner y que puede pegarse en cualquier documento
"La segunda es la que está avalada para firmar los recibos de sueldo, según la normativa 346/19 del Ministerio de Producción y Trabajo. Para tramitarla, es necesario registrar presencialmente a los empleados", suma Outeiral.
Desde Cardinal explican que quienes están avalados como Autoridad de Registro por el Ministerio de Modernización pueden acercarse a las oficinas de sus clientes para otorgarles la firma digital y asegurar la ejecución de punta a punta.
"Gracias a que cambiaron las reglas hace unos meses, la implementación comenzó a crecer. Por ahora, la firma digital sigue siendo más compleja de utilizar que la electrónica, por eso todavía queda camino por recorrer", suma Cerutti.
El régimen de recibo de sueldo digital requiere para su validez el cumplimiento de ciertos requisitos legales. ¿Qué dice la norma? Exige que la rúbrica sea una "firma digital". Por lo tanto, el empleador deberá contar con la misma y proveerles una a sus trabajadores, quedando descartadas otras formas de rubricar documentos.
"Para asignarle validez y otorgarle certeza, la firma del recibo de sueldo debe ser, necesariamente, digital", enfatiza a iProUP la abogada y asesora laboral Marina Simondegui.
También es obligatorio cumplir con los requisitos que la resolución establece, por lo que las empresas deberán consultar a sus abogados además de contratar a la firma que les provea el sistema de gestión.
Si bien el recibo de sueldo digital significa un gran avance para asalariados y organizaciones, se trata de un primer paso. Es decir, todavía está en proceso de maduración.
En este sentido, los expertos recomiendan que sea el puntapié que impulse la generación de nuevas soluciones, con el fin de generar un nuevo portal integral que funcione como una herramienta completa de recursos humanos. Así, empleados y el empleador podrán interactuar de forma "directa".
"El desafío para este avance paperless tiene que ver con la transformación digital que esté encarando la compañía. Este proceso va de la mano de un fuerte cambio cultural por el que se busca hacer los procesos más eficientes" suma Outerial.
En este tipo de plataformas se pueden gestionar vacaciones, francos, días de estudio, licencias por enfermedad o embarazo, adelantos o préstamos otorgados, excedencia (licencia sin goce de sueldo) y seguimiento del Impuesto a las Ganancias