Con la generalizada y súbita expansión del trabajo a distancia raíz de la cuarentena, los equipos virtuales son la modalidad laboral que hoy predomina en las empresas.
Muchas de ellas debieron implementar por primera vez este tipo de esquema. Si bien el teletrabajo ciertos días a la semana o la realización de reuniones por videoconferencia ya es una práctica habitual en varias compañías, se plantean nuevos desafíos de gestión cuando toda la organización debe operar todos los días de manera remota.
El principal reto lo enfrentan quienes lideran equipos virtuales. "Una cosa es el home office planificado en el que la persona sabe que determinado día a la semana trabaja bajo ese esquema, y algo muy diferente es que todos deban hacerlo a diario ante una situación de necesidad", afirma a iProUP Pablo Granado, director de Human Capital de PwC.
"Las empresas con políticas de teletrabajo corren con ventaja ya que la gente está acostumbrada y tiene las herramientas informáticas. También quienes trabajan por objetivos y realizan tareas de servicios se adaptan mejor a esta modalidad", completa.
"Muchas organizaciones ya venían desarrollando actividades de manera virtual, algunas con equipos descentralizados geográficamente. No obstante, con cierta frecuencia existía un contacto físico y reuniones presenciales. De pronto, eso se ha cortado", coincide Martín Jiménez Obarrio, Country Leader de Korn Ferry Digital, y agrega: "Entonces, ahora es importante reforzar todo ese liderazgo, compromiso y confianza".
En su visión, los principales riesgos del trabajo remoto mal gestionado son la "desmotivación, la falta de capacidad para administrar bien el tiempo y los recursos, y la dificultad de mantener una rutina". Por eso, "es fundamental saber cuáles son los factores motivadores del equipo", considera. "Lo más complejo de construir son la confianza y el compromiso", expresa.
Cuando la gente trabaja en espacios diferentes, "y sobre todo en una situación especial como la actual, la contención y el coaching más allá del aspecto laboral es clave: deben saber que el líder está preocupado por cómo se sienten", señala.
"Para eso es preciso mantener un diálogo fluido y, desde lo práctico, organizar charlas y reuniones semanales de equipo, con alguna actividad virtual fuera de la rutina, para que cada uno pueda compartir con los demás cómo se siente", remarca Granado. Destaca que las habilidades de gestión que se ponen en juego son las vinculadas con la "comunicación, contención y el seguimiento".
"Las personas, tanto líderes como miembros del equipo, necesitan apoyo. Muchos líderes tienen la creencia limitante de que ´si no lo ven no lo pueden manejar’, temen perder el control y bajar el nivel de productividad", indica Amalia Vanoli, directora de la consultora de Tiempo Real.
Y completa: "La alta gerencia debe dejar claro que el cambio de modalidad laboral es una decisión tomada, que el trabajo es un estado de la mente más allá del lugar donde se realice, y la empresa debe dar un servicio de coaching para que esas limitaciones sean superadas".
Según Vanoli, "las personas necesitan metodologías de trabajo para organizarse y trabajar por objetivos. Esto implica mayor autonomía y contención emocional ya que muchos se sienten que si no están físicamente no se los tiene en cuenta".
Nuevo escenario
¿Cuáles son los principales desafíos que plantean al gestionar equipos remotos? Pablo Sanguinetti, consultor Senior de la consultora Whalecom, señala a iProUP que estos retos consisten en "mantener el espíritu del equipo y la sensación de pertenencia, coordinar tareas entre los diferentes miembros y empatizar con aquellos que padecen realidades incómodas para llevar adelante el home office".
A la hora de funcionar mediante grupo de trabajo virtuales, las empresas "deben cambiar sus formas de producción para mantener visibilidad de los procesos y claridad acerca de quienes son los responsables de cada instancia ", puntualiza Sanguinetti.
"Sus modelos de evaluación de desempeño deben estar totalmente orientados a la obtención de resultados sin tener en cuenta cuándo y dónde se hacen. Sobre todo en aquellas posiciones que no requieren presencialidad para alcanzar las metas", agrega.
Para el especialista de Whalecom, en este contexto es preciso aprender a delegar de "manera moderna", lo que implica "claridad de los resultados, plazos y fechas de entrega, metodologías, soporte y dar cada vez más libertad a los colaboradores". A su entender, los "líderes virtuales" deben aceptar que "la curva de aprendizaje de un nuevo modelo de trabajo tiene impacto, al menos inicial, en el nivel de productividad".
Los empleados de la empresa de software gA, por ejemplo, ya tenían un día semanal de teletrabajo, pero ahora esta modalidad se generalizó. "Afortunadamente, no hemos bajado la productividad", admite a iProUP Geraldine Wasser, Human Capital & Sustainability Manager Región Sur & USA de la firma.
"La naturaleza de nuestro negocio hace que para todos los colaboradores sea algo cotidiano trabajar a distancia para atender a los clientes, ya que el 85% de nuestros servicios se brinda desde la Argentina al exterior", completa.
A pesar de ofrecer flexibilidad y balance entre la vida personal y laboral, el teletrabajo se enfrenta al desafío cultural. "El trabajo virtual existe desde hace ya varios años, pero adoptar una política de este estilo implica un cambio en cómo se piensa la dinámica laboral", sostiene Wasser.
Por otro lado, la ejecutiva subraya que "es importante contar con la tecnología adecuada para que el personal continúe trabajando de igual modo que en la oficina, sin ningún tipo de contratiempos."
La gestión virtual
¿Cuáles son las competencias y habilidades que debe tener un líder "virtual" para gestionar un equipo remoto? El especialista de Korn Ferry enumera las siguientes:
1.- Orientación a la acción
2.- Reflejos para la rápida toma de decisiones
3.- Resiliencia 4.- Adaptación a los cambios de contexto
5.- Confianza
6.- Comunicación efectiva y clara
7.- Planificación y alineamiento
8.- Manejo de la complejidad
9.- Capacidad de manejar la ambigüedad
10.- Construcción de redes al interior de la empresa, con los clientes y la cadena de valor
"Un líder debe ser capaz de brindarle independencia a su staff, delegar tareas y confiar en su cumplimiento. Es importante que establezca conversaciones que escapen del día a día laboral, para generar un ambiente ameno, aunque sea a la distancia, y no perder el espíritu de equipo", señala Wasser, de gA.
De acuerdo con Vanoli, "las competencias que hacen al liderazgo son las mismas, no importa que el entorno sea presencial o remoto. Lo que varía es la proporción de cada una en el todo".
Por ejemplo, "los entornos remotos requieren proactividad en la relación entre los miembros; orientar siempre, estar disponible por cualquier problema que pudiera surgir; responder rápido y dar herramientas tecnológicas para estar en contacto; establecer una comunicación potenciada con cada integrante (inclusión) y estimular la relación grupal (colaboración); manejar la ambigüedad propia de la situación; dar estructura y reglas, y calmar expectativas".
Desde la consultora destacan la importancia de "generar confianza, aportar una cuota de buen humor y relax ‘after office virtual’ con actividades específicas. Celebrar y reconocer el éxito del equipo y de cada integrante".
Sanguinetti, de Whalecom, destaca algunos aspectos para tener en cuenta a la hora de gestionar equipos de trabajo virtuales:
1.- Generar reuniones cortas y enfocadas (no más de 1 hora)
2.- Aprovechar las oportunidades que brindan las plataformas de gestión
3.- Mostrar claridad de resultados individuales y colectivos
4.- Definir de modo apropiado las rutinas del equipo
5.- Brindar apoyo individual a aquellos miembros que lo requieran6.- Empatizar con situaciones especiales (desde logística personal hasta estados de ánimo)
Más allá de lo estrictamente laboral, "la organización deben brindar recursos y herramientas virtuales relacionadas con la mejora del bienestar como, por ejemplo, los consejos de especialistas en ergometría o aplicaciones de meditación", concluye Granado.
