Ariel Abrancato, Gerente Regional del Cluster South de Alaris, analiza en la siguiente entrevista de iProfesional los procesos de despapelización en la Argentina.
-Digitalización de procesos que actualmente se realizan de forma manual con documentación en papel. La despapelización se puede realizar recibiendo directamente en formato digital la información o digitalizando la documentación física.
* Reducción de espacio físico destinado al almacenamiento de papel (la documentación que no se requiere conservar en formato físico se puede destruir una vez digitalizada).
* Rapidez y agilidad en el acceso a la información. Al realizar la captura se pueden extraer datos clave de los documentos (proceso de indexación), que luego se pueden utilizar para realizar búsquedas y encontrar de forma rápida y precisa la documentación requerida.
* Optimización de procesos. Tener la documentación en formato digital permite agilizar los flujos de trabajo, ya que la información se puede enviar y distribuir de forma más simple. Además al no tener que manipular documentos en papel se minimizan en gran medida los errores que comúnmente se generan por pérdidas o traspapeleo de los documentos.
* Seguridad de la información. La documentación en formato digital se puede cifrar, encriptar y restringir el acceso. Además el almacenamiento en medios digitales resulta más seguro que el tradicional en papel (expuesto a inundaciones, incendios, roedores, etc.).
Los impulsores son el Gobierno, mediante leyes y medidas de despapelización. En el ámbito privado, las empresas que impulsan la digitalización para optimización de procesos, reducción de costos de almacenamiento y mejor atención al cliente.
En la región uno de los principales obstáculos es cultural. Las personas están muy arraigadas a manejar documentación en papel, y realizar procesos manualmente teniendo los documentos en formato físico.
Seguridad, y desconfianza en archivos digitales. Por ejemplo, la firma digital todavía no es muy aceptada y no genera confianza, haciendo que se sigan solicitando documentos originales y firmados en formato físico. Desconocimiento. Muchos usuarios desconocen las tecnologías y procesos que existen actualmente para ir migrando a la digitalización
-Para la gestión de documentación, lo que se requiere es una herramienta que permita ordenar, clasificar y guardar los documentos. Dependiendo la complejidad y nivel que se requiera hay disponibles distintos tipos de gestores, siendo el más básico el ordenamiento por carpetas que incluyen los sistemas operativos.
Para la conversión de documentos en formato físico a digital, Alaris ofrece los scanners y software de captura que van a permitir extraer de forma automática la información que luego van a ser tomados por los gestores de documentos para armar el catálogo y la clasificación de los mismos.
-En muchos casos el proceso de despapelización comienza por la digitalización del archivo o documentación histórica. Para esto se usan scanners de producción, que permiten digitalizar alto volumen de documentos por día.
Para el día a día, con la documentación que se sigue recibiendo en formato papel, lo más importante está en capturar y digitalizar esos documentos al inicio del proceso. Para esto se utilizan scanners más chicos que junto con el software de captura permiten que todo el flujo de trabajo continúe de forma digital y no se tenga que estar manipulando papel entre diferentes sectores.
Como ejemplo en estudios de abogados, esto mejora notablemente los tiempos de búsqueda y consultas de documentos. Al estar en formato digital y ya indexados, pueden hacer búsquedas por distintos criterios de búsqueda (número de causa, expediente, etc) y tener disponible la información en solo segundos. Tradicionalmente, para esto tenían que buscar manualmente en carpetas o cajas de archivos.