La pandemia ha afectado el modelo de gestión de muchas organizaciones en todo el mundo. La aceleración de la transformación digital, los cambios en las relaciones de trabajo con la extensión del teletrabajo y una serie de incertidumbres relacionadas con la economía han hecho que las actividades cotidianas simples se repiensen y remodelen para responder a la nueva normalidad que va emergiendo. Estos cambios van acompañados de la necesidad de revaluar la toma de decisiones, un proceso que, hoy más que nunca, debe ser al mismo tiempo ágil, abierto y colaborativo.
A pesar de constituir la base de cualquier empresa, el proceso de toma de decisiones siempre ha sido un tema complejo. La encuesta global que realizó la consultora McKinsey reveló que solo el 20% de los líderes creen que sus organizaciones llevan a cabo esta práctica de manera airosa. La mayoría (61%) sostiene que gran parte del tiempo que dedican a esta actividad, alrededor del 37% de una jornada laboral, se desaprovecha.
Las implicancias de esta realidad pueden ser bastante negativas para las empresas. A modo de ejemplo, para los gerentes de una empresa mediana integrante de la lista Fortune 500, ese tiempo puede traducirse en más de 530 mil horas de trabajo perdidas y aproximadamente USD 250 millones en costos de mano de obra desperdiciada por año.
El estudio demuestra que la ineficiencia del proceso de toma de decisiones se centra en dos aspectos principales: la agilidad y la calidad. Para mejorar estos índices, las organizaciones deben replantearse los actuales modelos de gestión y enfocarse en procesos más adecuados para la toma de decisiones en todos los niveles de la compañía. En un entorno en constante evolución, los líderes deben poder responder a las necesidades del negocio de manera cada vez más ágil y, al mismo tiempo, deben reunir un conjunto diverso de perspectivas e información analítica.
Entre las herramientas que pueden ayudar a las empresas a preparar mejor a sus dirigentes para un proceso de toma de decisiones armónico, ágil y eficiente se encuentran las prácticas de gestión abierta, conocidas también como las Open Management Practices. Se trata de un conjunto de características y habilidades que deben observarse para identificar y crear líderes, lo cual deja en claro la importancia que tienen dentro de las organizaciones.
Esta compilación se formó a partir de premisas del open source, un movimiento tecnológico para el diseño de software de código abierto que funciona de manera descentralizada y colaborativa.
Desde la TI hasta las actividades diarias de las grandes empresas de todo el mundo, uno de los pilares de las prácticas de gestión abierta es la atención puesta en acciones recurrentes y esenciales para el desarrollo de negocios exitosos, entre las que se incluyen una toma de decisiones transparente, asertiva y que contemple diversos puntos de vista.
Los Open Leaders, como se denomina a los líderes que aplican estas prácticas a diario, consiguen optimizar sus procesos de toma decisiones porque están abiertos a escuchar la opinión de sus equipos y ampliar sus perspectivas, observando el mismo problema a través de prismas distintos. Siempre están abiertos a propiciar una gestión participativa, colaborativa e integradora en la creencia de que es uno de los mejores métodos para garantizar una toma de decisiones ágil, imparcial y eficaz para la empresa y los empleados. Es por eso que combinan datos, experiencias, conocimientos y puntos de vista para encontrar y poner en práctica la mejor decisión.
En este proceso, cuentan con la ayuda de una herramienta importante que también se desarrolló dentro del universo de la cultura abierta. El Open Decision Framework (ODF) es una estructura flexible que ayuda a los responsables de la toma de decisiones y líderes a buscar distintas perspectivas y colaborar entre equipos y ecosistemas —como socios y clientes— para tomar las mejores decisiones a partir de cuatro pasos que abarcan desde la concepción hasta la toma de decisiones propiamente dicha.
De acuerdo con el Open Decision Framework, la toma de decisiones abierta es transparente, inclusiva y se centra en el cliente. Implica, claramente, compartir los problemas, los requisitos y las restricciones con todos los involucrados, colaborar con las partes interesadas para garantizar opiniones diversas y amplio feedback y gestionar las relaciones y expectativas entre las necesidades y prioridades contrapuestas.
En general, las decisiones abiertas propician el buen funcionamiento de las meritocracias, en las que se valoran los aportes concretos y se incentivan las ideas de todos los niveles de una organización. Apoyados por esta herramienta, los Open Leaders reúnen al equipo, estimulan la participación de todos los miembros, dándole a cada profesional la oportunidad de expresar su punto de vista.
A partir de la suma de las diversas interpretaciones y aportes, llegan a la decisión que consideran más firme y comparten con los liderados los motivos que los llevaron por ese rumbo.
Un gran desafío consiste en equilibrar la velocidad y la calidad de las decisiones que se toman. Muchas veces, el modelo abierto desafía el ego de sus líderes. ¿Por qué incluir a otros en el proceso decisorio?¿Por qué es valioso lograr el consenso a través del disenso? La respuesta simple es porque ese proceso produce mejores decisiones, un mejor compromiso del equipo, una mejor ejecución y mejores resultados.
En muchas situaciones, la dirección es más importante que la velocidad. Si vamos en la dirección incorrecta a gran velocidad, simplemente llegaremos más rápido al destino equivocado.
Está claro que a pesar de todos estos cuidados e involucramiento, en muchos casos será preciso corregir el rumbo y, por lo tanto, cambiar las decisiones sobre la marcha. Los Open Leaders no sienten temor (ni vergüenza) de reevaluar los procesos que no están generando los resultados previstos para buscar nuevas y mejores formas de llevar a cabo determinada actividad o proceso. Aun así, respetan siempre mantener la transparencia y la apertura para escuchar a todos.
Al final del día, lo que hace que esos líderes se distingan, esos empleados estén más comprometidos y esas empresas se destaquen es el hecho de haber comprendido que las decisiones compartidas son fundamentales para el crecimiento continuo, efectivo y saludable de los empleados y de la misma empresa.
*Vicepresidente, Servicios y Consultoría, Red Hat América Latina.