RPA (por sus siglas en inglés, Automatización Robótica de Procesos) es la aplicación de software programable creada y configurada a medida para automatizar tareas rutinarias, de complejidad media o baja, y repetitivas, sin el uso de ningún tipo de aporte humano adicional, o bien, asistiendo al humano en su labor.
Las tecnologías de RPA poseen una marcada orientación al usuario, ya que están concebidas bajo características de bajo nivel de codificación (lo que algunos llaman "low code"); esta característica logra que usuarios sin conocimientos de otros lenguajes de programación puedan en muchos casos convertirse en verdaderos expertos programando en RPA.
RPA tiene un claro objetivo: aumentar la eficiencia. ¿Y cómo lo logra? Es sencillo, su uso está orientado a eliminar tareas manuales, lo que permite a los colaboradores de una organización focalizarse más en actividades con mayor valor agregado y en lo posible centradas en el cliente.
Esto no significa inexorablemente que RPA reemplaza el rol de los humanos, pero gracias a esta tecnología los colaboradores podrán mejorar sus habilidades y concentrarse más en ofrecerles a los clientes (internos y externos) un mayor valor a través de la empatía, la inteligencia emocional, la creatividad y el conocimiento del contexto.
La programación de estos robots no requiere modificar en nada las aplicaciones con las cuales ellos van a interactuar, por eso se menciona que es una tecnología "no invasiva", de relativamente sencilla implementación.
Esta tecnología está llamada a automatizar hasta un 45% de actividades que hoy se realizan manualmente, pero veamos algunos ejemplos de RPA aplicada a lo que nos interesa: administración y finanzas, compliance y auditoría.
Cuando nos referimos al cierre contable y proceso de reporte financiero, incluidas las rutinas sujetas a cumplimiento de la Ley Sarbanes-Oxley (SOX), las tecnologías de RPA cambian una realidad que nos acompaña desde los inicios de la contabilidad misma, y que se ha profundizado año a año con la complejidad de las transacciones. Estamos hablando de la tediosa tarea del cierre de los estados contables y de los procesos de reporte –desde completar los libros de contabilidad hasta crear y entregar informes, tanto de uso interno como mandatorios por las distintas regulaciones que alcancen a la organización-. Informes que pueden involucrar múltiples sistemas, sociedades, unidades de negocio y fuentes de datos.
Relacionado con el caso de uso arriba mencionado, el proceso de consolidación de estados financieros es un ejemplo de actividad robotizable, que podría realizarse bajo la modalidad asistida si fuera necesaria la intervención humana para definir temas de mayor complejidad técnica.
Cuentas por pagar presenta una de las mayores oportunidades de automatización con retornos de inversión casi inmediatos, dependiendo del volumen de comprobantes (facturas, notas de débito y notas de crédito) que reciben a diario las organizaciones. Muchas aún son recibidas, vinculadas a pedidos y registradas manualmente en el sistema de gestión integrado, lo que implica cientos de horas humanas.
Un bot es capaz de recibir facturas en una casilla única de correo electrónico, abrir dicho correo, reconocer el tipo de comprobante, el proveedor, monto, fecha y otros datos, realizar chequeos contra las bases de las autoridades tributarias y continuar con su procesamiento automático. Respecto del manejo de claves y tokens para definir pagos, RPA tiene bastante madurez en el tratamiento seguro de estas rutinas.
Una de las áreas donde RPA puede desplegar todo su esplendor, es el área de Impuestos. Existe posibilidad de robotizar liquidaciones de impuestos nacionales, provinciales y jurisdiccionales. Pero también aspectos previos a estas (principalmente la forma en que es recopilada y armada la información para efectuar las liquidaciones). Otra aplicación en el tema son los necesarios controles que se realizan para tener seguridad razonable que las declaraciones son consistentes. Además, la subida de los reportes y declaraciones a las plataformas suministradas por el fisco son pasibles de automatización.
Otras oportunidades de automatizaciones podrían estar dados en el rubro de créditos y cobranzas, concicliaciones (una de las más buscadas en los últimos 5 años, sobretodo en bancos), el posteo de asientos manuales y compensación de partidas dentro del ERP, para citar solo algunos.
RPA puede ser utilizada en actividades de prevención y detección de fraude. Plataformas de RPA bien desarrolladas logran incluso extraer datos de múltiples fuentes de datos en tiempo real y disparar alertas instantáneas ante la aparición de determinadas "red flags" (situaciones de riesgo) con la mínima supervisión humana.
Tanto para dar de alta terceros y socios de negocios en los sistemas, y, en consecuencia, que puedan operar con la organización, la automatización robotizada de procesos puede realizar controles de compliance muy eficaces. Por ejemplo: en proveedores y aliados comerciales, controles anticorrupción, y en clientes, controles antilavado.
Aquí pueden administrar procesos de envío listas de chequeo de debida diligencia, recibirlas, procesarlas; evaluar riesgos, disparar planes de acción y enviar recordatorios para su cumplimiento. Pueden también hacer búsquedas robotizadas a listas públicas de sanciones, listas de observación emitidas por reguladores, o bien, tomar datos de organizaciones que ofrecen información de manera rentada. Asimismo, lo que llamamos "media search" (búsqueda en internet y medios digitales en general), puede ser automatizado.
RPA puede implementarse para realizar otros controles de compliance tales como conflictos de interés que impliquen cruces de empleados contra terceros.
La irrupción de RPA posee el potencial para modificar radicalmente muchas de las rutinas dentro de los modelos de auditoría tradicional. Debido a la capacidad de RPA de automatizar tareas basadas en reglas que son repetitivas y manuales, se espera que esta reformule la distribución de roles, perfiles técnicos y tareas del auditor.
¿Por qué? Sucede que al reemplazar tareas rápidas y simples por bots y enfatizar capacidades de pensamiento más complejas por parte de humanos se esperará inexorablemente una calidad de auditoría mejorada. Y en similar sentido se ha expedido la American Accounting Association, ya en el 2018.
La mezcla de RPA con la inteligencia artificial y otras tecnologías de "business intelligence" permiten una detección de anomalías de manera más profunda, y considerando todo el universo de datos en lugar de basarnos en muestras. Para decirlo de otra forma, considerando por ejemplo la labor de un auditor interno, no es lo mismo decir "en una muestra de 50 casos no observamos ningún desvío" que expresar "habiendo considerado todo el universo, se observaron 7 casos en los cuales no se cumplió la condición a verificar".
Además de la realización de comprobaciones en forma robotizada, todo lo que sea bajada de listados y tablas es factible de automatización, con mayor precisión y libre de cualquier riesgo de manipulación. A lo antedicho pueden sumarse controles de integridad.
Lo que acabamos de comentar son solo algunas de las posibilidades de aplicación de RPA en Administración, Finanzas, Compliance y Auditoría. Como vimos, no es la típica automatización que viene existiendo desde hace algunas décadas. La Automatización Robótica de Procesos como tecnología emergente es altamente escalable y adaptable con otras tecnologías también emergentes. Entender la tecnología y los riesgos asociados, le permitirá a las empresas no quedar rezagados en este mundo de ritmo acelerado y constante cambio.
*Carlos Rozen es Socio de Innovación y Transformación Digital, BDO en Argentina