La crisis provocada por la pandemia de coronavirus ha generado un doble efecto en los espacios de coworking y trabajo compartido. Los cierres obligatorios en la fase más dura de la pandemia a partir de marzo, y la incertidumbre acerca de qué ocurrirá durante esta segunda ola, generaron que muchas empresas y autónomos dieran de baja sus despachos y puestos de trabajo, así como acabaron con los eventos presenciales.
Sin embargo, la pandemia también despierta una doble oportunidad: las empresas que buscan lugares más flexibles en lugar de los alquileres tradicionales y los eventos "híbridos" que combinan lo presencial y lo digital.
Esa doble tendencia se repite, con matices, entre varias compañías de espacios de trabajo compartido, que sufrieron la baja de clientes durante el confinamiento más duro a partir de marzo, tuvieron que ingeniárselas para mantener su actividad y ofrecer servicios alternativos —eventos virtuales, servicio de conserjería para aquellas empresas que teletrabajaban pero mantenían la dirección del coworking para recepción de paquetería...— y desde septiembre han vivido una reactivación tímida al mismo tiempo que la llegada de nuevas empresas en búsqueda de espacios flexibles y el interés de otras que aún no pueden salir de sus contratos actuales.
"Como a todos los negocios, la pandemia nos ha afectado: muchos clientes se han ido, pero la situación se está recuperando poco a poco, porque el teletrabajo no es una solución definitiva, sino una de las soluciones (...) Ahora hemos visto una vuelta a las oficinas, porque trabajar desde casa de forma forzada no es una solución".
"El teletrabajo funciona cuando es una opción, no cuando es forzado", explica Phillipe Jiménez, responsable en España de la multinacional International Workspaces Group (IWG plc) que cuenta con 53 centros en España entre todas sus marcas (Spaces, Regus y HQ).
La incertidumbre se intensifica en los coworking
"La incertidumbre es grande aún, porque en mayo y junio muchos pensábamos que habíamos pasado el confinamiento y esto empezaba a revitalizarse, pero con la nueva ola encontramos que quedan meses de incertidumbre. Muchas empresas están retrasando las decisiones", aporta la directora de Marketing de Impact Hub Madrid, Sonia Felipe.
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Ante la crisis del negocio los espacios de coworking se reinventan y ofrecen sus servicios a empresas
Para Impact Hub, que cuenta con seis establecimientos en Madrid y uno en Barcelona, dentro de una red con un centenar a nivel internacional, el negocio de plazas de coworking (que representa el 60% de su facturación anual) y los eventos (25% de sus ingresos) han sido los más afectados.
"Muchas empresas, clientes y externas, utilizaban nuestros espacios para eventos por su carácter innovador. Eso ahora está complicado, también lo notamos en las empresas y emprendedores que se quedaron en casa", apunta Felipe, que asegura que los que más han aguantado son los clientes de despachos, ya que un 70% continúa".
La pandemia apareció para algunos operadores en el peor momento, como el caso de la compañía italiana Talent Garden, que apuesta por espacios grandes, de entre 3.000 y 5.000 metros cuadrados y había arrancado su espacio en Madrid apenas unos meses antes de la pandemia. "Tuvimos que pararlo todo, así que consideramos que nuestro arranque real ha sido en septiembre. Al ser un modelo flexible, Madrid se quedó prácticamente a cero, eso nos obligó a empezar de cero y entender qué requiere el cliente con esta nueva situación", relata su director general en España, Gonzalo Torres.
Nuevos servicios para la nueva normalidad
Además de afrontar las bajas de clientes, los espacios de coworking se han visto obligados a reducir aforos y realizar ajustes en sus instalaciones. Distancias entre espacios de trabajo, mamparas, controles de accesos... Todas esas medidas se suman a que las empresas que mantienen sus espacios piden nuevos servicios.
"Muchas empresas con despachos contratados han decidido dividir a los equipos y adoptar una organización diferente: unos teletrabajan y otros van a la oficina. Muchas tienen despachos pero cuando vienen más personas solicitan puestos de coworking", asegura Mar Saavedra, directora de espacios de Cink Coworking, con cinco instalaciones, todas ellas en Madrid.
Otras compañías reclaman espacios preparados tecnológicamente para tener reuniones "híbridas", con trabajadores presentes y otros conectados en remoto. "Estamos notando también una demanda importante de empresas que necesitan salas de reuniones que sean híbridas, que les permitan tener gente presencial y gente conectada, en espacios que ofrezcan garantías de seguridad", afirma Sonia Felipe, de Impact Hub.
Los clientes que retornan a los espacios de trabajo compartido lo hacen de forma más paulatina, buscando puestos con mayor flexibilidad en cuanto a la posibilidad de anular y con una toma de decisión que se ha "alargado mucho".
"Antes venían, veían el espacio y se lo quedaban. La incertidumbre y las noticias ha afectado mucho, también la situación con los niños que tienen que volver a casa por las cuarentenas en los colegios", explica Saavedra.
Padres y madres buscan un espacio de trabajo para huir del hogar
Esto también ha dado lugar a situaciones curiosas: padres que contratan un puesto dentro de un espacio de trabajo compartido para concentrarse lejos del hogar. "Tenemos una pareja que contrató un puesto, uno trabaja por la mañana y el otro por la tarde: mientras uno se encarga de los niños, otro puede centrarse en el trabajo", aseguran desde Cink Coworking.
Las redes multinacionales como Spaces han tratado de compensar la incertidumbre con nuevos servicios: tarjetas virtuales que permiten dar acceso a sus trabajadores en cualquier lugar del mundo o la extensión de un servicio que permite personalizar el mobiliario de las oficinas a la carta en solo 8 días. "La respuesta está siendo fenomenal, y la demanda ha vuelto, estamos al 90% de la situación precovid.
"En España estamos un poco retrasados respecto a Europa, donde en casi todos los países estamos mejor que en la situación anterior", afirma Phillipe Jiménez.
La situación es algo diferente en los eventos, en los que la posibilidad de volver a celebrar encuentros presenciales masivos es aún muy lejanas. "Nosotros hemos pasado de vender espacios para eventos y servicios vinculados a su producción a innovar con opciones online e híbridas, formatos que antes utilizábamos como complemento y ahora vemos que muchas empresas demandan", explican desde Impact Hub.
En Talent Garden ven esta opción como una de las tendencias "más fuertes". "La gente está cansada de ver a los ponentes de los eventos desde su casa. Nosotros lo que hacemos es reunirlos a todos y retransmitirlo por streaming. Para que el mensaje sea nítido, los ponentes tienen que estar juntos, como en la televisión", afirma Gonzalo Torres.
Una de las ofertas es para parjeas que teletrabajan, y puedan manejar sus espacios de una manera diferente y no minar la convivencia
Las empresas buscan mayor flexibilidad
Pese a este presente con nubarrones, el sector de los espacios de trabajo ve que su modelo de negocio puede ser más atrayente para muchas empresas a partir de las lecciones aprendidas por la pandemia. La adopción del teletrabajo y los cálculos de lo que ha costado mantener oficinas cerradas o con una mínima ocupación durante el confinamiento van a hacer que se lancen muchas a contratar espacios flexibles, auguran varios de los ejecutivos.
"La gente sabe que las oficinas convencionales no se adaptan a nuestros tiempos, por sus costes que son muy importantes, porque no se utiliza todo el espacio, por otros temas como obras, gestión, servicios... Tener una solución flexible es infinitamente inferior en costes.
Y otro elemento es la incertidumbre, comprometerse en un contrato a 5 años a una oficina convencional es un riesgo importante", argumenta Phillipe Jiménez, de Spaces, que asegura que los contratos en sus espacios son "cada vez más cortos", hasta el punto que antes tenían compromisos anuales de media y ahora hay "empresas que incluso van mes a mes".
A partir de septiembre, esta dinámica se ha acentuado, según Mar Saavedra, de Cink Coworking. "Hemos recibido oportunidades de empresas que estaban en oficinas tradicionales y ven en los espacios flexibles una oportunidad para tener contratos más flexibles, que en este momento de mucha incertidumbre puedes cancelar el contrato en días y quitarte ese coste", agrega.
Nuevos desafíos
También hay compañías que, reconociendo que estas nuevas condiciones generan nuevos desafíos, están solicitando servicios de consultoría sobre trabajo flexible como los que ofrece Impact Hub. "Muchas empresas llaman sin tener claro lo que quieren porque tienen esta nueva situación y quieren saber qué ofrecemos. Surgen nuevas realidades y las empresas vienen para que les asesoremos", apunta Sonia Felipe.
Gonzalo Torres, de Talent Garden, va incluso más allá, y pone un horizonte temporal a este cambio de tendencia: la primavera de 2021, cuando calcula que se acabará el año de preaviso que muchas compañías tienen acordado con sus arrendadores. "Entre el año de preaviso y la gestión de la logística para sacar la gente, calculo que para primavera de 2021 va a haber un pico de crecimiento del coworking", anticipa.
Un cambio de modelo que también tiene que ver con un cambio de mentalidad en las compañías. "Antes las empresas simbolizaban su poder en los edificios, con su logotipo. Ahora, la empresa no tendrán necesidad de tener un edifico gigante para mostrar su poderío, así que tendrá que reinventarse", finaliza el director general de Talent Garden en España, indicó Business Insider.
