La preservación de archivos es fundamental para asegurar que la información permanezca intacta y accesible a lo largo del tiempo. Sin embargo, muchas personas ponen en riesgo sus documentos al almacenarlos incorrectamente.
En el marco del Día Mundial de la Preservación Digital, que se conmemora cada 7 de noviembre, vale la pena dar un breve recorrido por los cinco errores más comunes al guardar archivos que comprometen la seguridad y durabilidad de los datos:
Uno de los hábitos más extendidos es no hacer copias de seguridad periódicas de los archivos digitales, lo cual puede llevar a la pérdida de información por fallos de hardware, ataques cibernéticos o desastres naturales.
Marsili recomienda: "La mejor manera de protegerse es crear múltiples copias de los archivos importantes y almacenarlas en distintos lugares, como discos externos y servicios en la nube. Así, si una copia se pierde o se daña, siempre habrá un respaldo disponible".
Addoc, en su práctica diaria, almacena grandes volúmenes de datos en repositorios controlados que garantizan integridad y seguridad, manteniendo réplicas en tiempo real y esquemas de backup para conservar versiones de todo contenido almacenado.
Algunas personas eligen formatos que dependen de un software específico para almacenar sus archivos. El problema es que esos formatos pueden volverse obsoletos o inaccesibles si el software deja de actualizarse o desaparece.
Marsili indica que "es preferible utilizar formatos abiertos y ampliamente aceptados, como PDF/A, TIFF o XML, que ofrecen mayor durabilidad y compatibilidad en el tiempo".
Los dispositivos físicos, como discos duros, DVDs o CDs, tienen una vida útil limitada, y los equipos que permiten leerlos pueden volverse obsoletos. Marsili señala que "un error frecuente es no migrar los archivos a nuevas tecnologías y formatos.
Para garantizar la accesibilidad de la información a futuro, se deben actualizar los archivos periódicamente a dispositivos más modernos y confiables".
Addoc cuenta en sus instalaciones de Florencio Varela, La Plata, Pilar y Córdoba con servicios de cintoteca para conservar archivos en cintas magnéticas de datos, video, CD, DVD y otros medios.
Estos contenedores están diseñados para prolongar la vida útil de medios magnéticos y ópticos bajo su custodia. Además, los equipos de la compañía tienen soporte oficial, asegurando la vigencia de los componentes de hardware y evitando la obsolescencia.
Muchos usuarios almacenan archivos sin añadir metadatos, es decir, sin información descriptiva que facilite su identificación y contexto. "Los metadatos son esenciales para localizar y comprender los archivos, sobre todo en grandes volúmenes de información.
Añadir etiquetas y descripciones claras es una buena práctica para una organización eficaz", sugiere el director de tecnología de Addoc.
La falta de medidas de seguridad en la preservación de archivos digitales expone la información a riesgos de acceso no autorizado, hacking o malware. Marsili subraya que "es vital implementar contraseñas, cifrado y controles de acceso para proteger los datos, además de usar un software de seguridad actualizado para prevenir ataques".
Addoc realiza auditorías anuales certificadas bajo el estándar internacional ISO 27001:2015, evaluando los controles de seguridad para garantizar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información.
En conclusión, preservar archivos digitales no consiste solo en almacenarlos, sino en tomar las medidas necesarias para asegurar su disponibilidad y buen estado a largo plazo. Evitar errores comunes puede marcar la diferencia entre conservar información valiosa o perderla para siempre.
*Por Diego Marsili, director de tecnología de Addoc