Automatizar procesos es usar la tecnología a favor para generar más valor. Es decir, hacer más con menos. La ejecución de tareas manuales puede hacerle perder a un empleado hasta el 50% de su tiempo. Es por eso que es necesario mejorar la calidad de las operaciones, dejando de lado las tareas repetitivas.
La llegada de la transformación digital les dio a las empresas la oportunidad de mejorar la eficiencia de sus procesos.
¿Cómo automatizar los procesos en los negocios?
Existen una gran cantidad de tareas repetitivas y aburridas que se pueden automatizar. No importa el tamaño de la empresa, la automatización siempre es útil. Estas son algunas ideas.
Ventas y Cobranzas
Ya que es una herramienta muy versátil, el Excel es muy usado. Sin embargo, cuando son muchas las planillas para actualizar o cálculos para hacer, puede traer grandes dolores de cabeza y pérdidas de tiempo.
La mejor forma de automatizar este tipo de trabajo es incorporando una solución de gestión que permite centralizar todos los datos y evitar errores al ingresar los movimientos vinculados con una operación.
Por ejemplo, con Xubio, se pueden generar presupuestos y facturas electrónicas con unos pocos clics y enviarlos a los clientes desde la misma plataforma. Además, actualiza de forma automática la contabilidad, las cuentas corrientes y el stock.
Por otro lado, para las tiendas online como Mercado Libre o Tiendanube, también permite importar todas las operaciones para facturar más fácil y rápido. Además de liquidar sueldos en solo 15 segundos.
Otro beneficio de esta herramienta es que trabaja en la nube. Por lo tanto, solo se necesita conexión a Internet y un acceso para acceder a la información. Ordenar el negocio, organizar cobranzas y pagos es muy sencillo. Y hasta puede ser gratis para quienes recién están comenzando, ya que muchas propuestas cuentan con planes gratuitos para determinada cantidad de operaciones.
Compras y pagos
La gestión de órdenes de compra, remitos, recepción de facturas y pago a proveedores se puede automatizar con una solución de gestión. Con este tipo de herramientas, los errores se minimizan ya que el sistema advierte si se ingresó algún dato erróneo.
También el tiempo de ejecución de tareas como, las conciliaciones bancarias, se puede reducir considerablemente.
Manteniendo al día los registros de cobros y pagos, es posible realizar un mejor seguimiento de las cuentas corrientes de clientes, proveedores y finanzas. También de los cheques pendientes de cobro y gestionarlos al día.
Proyectos
Otra manera de automatizar procesos es a través de herramientas como Trello, Asana, Slack, Proyect Manager, Bitrix24 son solo algunos de los softwares a los que se puede recurrir.
La gestión de proyectos con ideas claras y organización, provee a la empresa de visión, motivación y un propósito. Por ello, estas herramientas colaborativas son tan relevantes para facilitar el cumplimiento de los objetivos planteados. Favorecen la comunicación entre todos, la organización de tareas y el control de los resultados obtenidos.
Atención al cliente
Si bien muchas veces la intervención humana es irremplazable, los chatbots pueden ayudar a dar respuestas más rápidas a preguntas predecibles que se realicen en diferentes canales de comunicación.
También se puede incorporar un CRM para organizar y optimizar las relaciones con clientes efectivamente. Algunas herramientas que se pueden utilizar son Zoho, Microsoft Dynamics, Zendesk y Salesforces.
Marketing y redes sociales
Existen varias plataformas all in one que permiten llevar a cabo el Marketing Automation. Hubspot, ActiveCampaig, Marketo, GetResponse, Insufionsoft son algunas de las más conocidas.
La ventaja de este tipo de herramientas es que permiten centralizar las distintas técnicas de marketing digital. El Social Media, Content Creation, Email Marketing se puede controlar y optimizar con dichas plataformas.
Capacitaciones al personal
Cuando ingresa un empleado nuevo a la compañía, una buena idea es tener presentaciones, videos e infografías para darle acompañamiento sin necesidad de abocar demasiado tiempo en la inducción.
Drive, Prezi, SlideShare son algunas de las herramientas que pueden facilitar el aprendizaje.
Beneficios de la automatización de procesos
Estos son solo algunos de los beneficios que significan la automatización de procesos
Aumento de la productividad
Los tiempos de trabajo se reducen y aumenta la productividad gracias a que la automatización de procesos logra eliminar las tareas manuales y repetitivas.
Minimización de errores
Automatizar procesos también permite minimizar errores. Por ejemplo, si contratás un sistema de gestión, este será el encargado de realizar controles y advertir si se ingresó información errónea o duplicada.
Ahorro de dinero
El esfuerzo que se deja de volcar en tareas manuales y la optimización de tareas se traduce en un ahorro de dinero.
Obtención información más precisa
Al favorecer la integridad de los datos y evitar errores podemos contar con información mucho más exacta y confiable.
Mejorar la calidad de las operaciones
La automatización de procesos permite que sean mucho más precisos. Esto provee de operaciones de mejor calidad.
Perfeccionar las habilidades
Si los empleados pueden dejar de lado la realización de tareas repetitivas, pueden ser capaces de concentrarse en perfeccionar otras habilidades que les pueden servir más para el día a día.
La era digital ofrece grandes opciones para automatizar procesos. Ahorrar esfuerzos permite concentrar las energías para volcarlas en tareas que realmente valen la pena.
*Por Guillermo Filia, CEO de Xubio