A pesar de que la mayoría de ejecutivos considera que de las 23 horas que pasan por semana en promedio en reuniones, 8 horas son totalmente improductivas, éstas siguen siendo necesarias para poner en marcha cualquier proyecto. Por suerte la tecnología tiene un papel preponderante en mejorar las reuniones y hacer más efectivo el tiempo que se le dedica a los encuentros.
Ciertas prácticas para mejorarlas recaen tanto en los asistentes como en el organizador pero otras pueden ser provistas por la tecnología. En caso de participantes externos de las reuniones, algo que ocurre en el 78% de las mismas según estudios, utilizar videoconferencia en lugar de solo audio mejora la efectividad al no convertir a los asistentes remotos en "asistentes secundarios".
En función de la importancia que está cobrando el uso de videoconferencia, los fabricantes de tecnología están introduciendo continuamente capacidades de inteligencia artificial en sus dispositivos para mejorar la experiencia de usuario. Eliminando las fricciones propias que introduce la tecnología, los asistentes pueden concentrarse mejor en el contenido de la reunión.
En el mercado ya hay tecnologías como el reconocimiento del habla y el procesamiento del lenguaje natural que colaboran en este camino de mejora. Algunos asistentes virtuales, por ejemplo, permiten la marcación por voz o el control de la luminosidad y temperatura de la sala. Otros permiten transcribir el contenido de la reunión, tanto en tiempo real como a posteriori, y en este último caso destacando los puntos más importantes y agregando llamadas de atención a las acciones a tomar así como etiquetar las intervenciones de los participantes.
Por su parte, la tecnología de reconocimiento facial puede personalizar la sala según parámetros establecidos para un usuario concreto, etiquetar en tiempo real con su nombre para saber con quién estamos hablando, detectar automáticamente quién lo hace para mejor encuadre de imagen así como corrección de luminosidad, color, difuminado de fondo e incluso personalización del mismo para evitar distracciones. Otro interesante aporte es la detección de la cantidad de personas asistentes, algo muy útil para facilitar métricas de retorno de inversión de la sala.
Otro uso interesante de la tecnología es la que hace un análisis intensivo en tiempo real de los datos obtenidos de la reunión para mejorar, por ejemplo, la información contextual necesaria con los últimos documentos compartidos entre los asistentes o mostrar los perfiles de las redes sociales de los participantes y sus empresas, en pos de reuniones más productivas.
Debido a la gran cantidad de datos y los requerimientos de proceso, estas capacidad de IA solo se pueden lograr con conexión a la nube, con soluciones puras o híbridas, lo que sin duda estimula a muchas empresas a migrar sus contenidos a servidores online. Sin duda, la conjunción de estas tecnologías de punta permitirán mejoras sustanciales a las reuniones para que sean más eficientes y reconfortantes, llegando al punto de que sirvan como foco de atracción y talento de potenciales candidatos.